تأسيس مكتب إدارة المشاريع: القرارات المهمة في أول 90 يوماً

أغلب مكاتب إدارة المشاريع التي تفشل لا تفشل بسبب النماذج والقوالب، بل لأن أحداً لم يتفق على الغرض من وجود المكتب أصلاً. هذه هي القرارات التي أبدأ بها عند تأسيس أي PMO، بالترتيب الذي أتخذها فيه.

الاتفاق على الصلاحيات

قد يكون مكتب إدارة المشاريع داعماً (قوالب وتوجيه ومساعدة في التقارير)، أو رقابياً (معايير ملزمة للمشاريع)، أو توجيهياً (يدير المشاريع بنفسه). وكل نموذج منها مشروع. واختيار أحدها مع الراعي، كتابةً، يمنع شهوراً من الاحتكاك.

بناء قائمة المشاريع

اجمع كل المشاريع والمبادرات الجارية أو المعتمدة، مع المسؤول والميزانية والتواريخ والحالة. في أغلب المنشآت هذه القائمة غير موجودة في مكان واحد، وإعدادها غالباً أول قيمة حقيقية يقدمها المكتب.

تحديد صلاحيات القرار

حدّد من يعتمد المشروع الجديد، ومن يملك تغيير النطاق أو الميزانية، ومن يستطيع إيقاف العمل. بوابات مراحل بسيطة بمعايير واضحة أنفع من دليل منهجية ضخم.

اختيار إيقاع واحد للتقارير

دورة واحدة، وشكل واحد، ومجموعة قصيرة من المؤشرات: الجدول، والتكلفة، والمخاطر، والفوائد حيث يمكن قياسها. يجب أن ترى القيادة الصورة نفسها كل مرة، حتى يصبح الاتجاه هو الرسالة.

توحيد ما يوفّر الجهد فقط

أدخل القالب عندما يختصر عملاً، مثل تقرير حالة يغذي لوحة المؤشرات تلقائياً. وتجاهل القوالب التي تضيف عملاً فقط.

الاستثمار في الناس

توجيه مدراء المشاريع خلال أول بوابات المراحل ورحلة الشهادات المهنية يبني القدرات التي تُبقي المكتب حياً بعد انتقال راعيه الأول.

تحقيق إنجاز ملموس مبكراً

اختر مشكلة تشعر بها القيادة أصلاً، مثل لوحة مؤشرات للمحفظة كاملة أو خطة إنقاذ لمشروع متعثر، وحُلّها خلال الربع نفسه. المصداقية تأتي قبل المعايير.